In den letzten Monaten verzeichnen Aufsichtsbehörden einen sprunghaften Anstieg von (KI-generierten) Beschwerden. Nach Auskunft der Aufsichtsbehörden ist dies wesentlich auf die Möglichkeiten der KI-Nutzung zurückzuführen.
Diese Entwicklung schlägt sich auch im unternehmerischen Alltag nieder. So ist seit geraumer Zeit eine starke Zunahme von Auskunftsersuchen gegenüber Unternehmen festzustellen. Die Motivationen hierfür sind recht unterschiedlich. Unabhängig von den jeweiligen Beweggründen verursachen Auskunftsersuchen für Unternehmen jedoch erhebliche Bearbeitungsaufwände und erhöhen zugleich das unternehmerische Risiko. Eine wichtige Basis zur Erteilung einer angemessenen fristgerechten Auskunft („… unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats …“) ist das Vorliegen eines aktuellen Verzeichnisses von relevanten Verarbeitungstätigkeiten. Ein sicheres Beherrschen der entsprechender Prozesse ist dabei sehr hilfreich.
Ein Auskunftsanspruch ergibt sich aus Art. 15 DSGVO. Während sich aus Art. 15 Abs. 1 DSGVO ein eher allgemeiner Auskunftsanspruch ableiten lässt, sind auf Basis von Art. 15 Abs. 3 DSGVO auch Kopien der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind, zur Verfügung zu stellen.
Strittig ist oftmals der Begriff der Kopie von Daten. Hierunter sind nicht immer ganze Dokumente zu verstehen, sondern Kopien der Daten an sich.
Das Wesen eines Auskunftsersuchens besteht darin, sich der Verarbeitung der Daten bewusst zu sein und deren Rechtmäßigkeit überprüfen zu können. Es ist gerade nicht der Zweck der Regelungen der DSGVO, sich umfangreiche Dokumente zu erschließen, zu denen der Zugang aus guten Gründen über andere Rechtsgebiete verwehrt ist.
Das Mittel eines Auskunftsersuchens zur zweckmissbräuchlichen Generierung von Erträgen aus Schadenersatzforderungen nimmt nach unseren Erfahrungen als unternehmensübergreifende Berater zu. Hierbei ist zu beobachten, dass durch die Verwendung von KI-Tools recht anspruchsvoll formulierte Auskunftsersuchen die Unternehmen erreichen. Teilweise werden jedoch Forderungen gestellt, die aus dem Gesetzestext nicht ableitbar sind. Bleibt mit dem Auskunftsersuchen der angestrebte Zweck aus Sicht der anfragenden Person unerreicht, folgen zunehmend ergänzende Nachfragen, Beanstandungen oder weitere Eskalationsschritte. Wenn die Unternehmen die Prozesse zum Bewältigen von Auskunftsersuchen sicher beherrschen, ist von den vermeintlichen Auskunft ersuchenden Personen entweder nichts mehr zu hören oder es kommt mangels verfügbarer Informationen innerhalb der jeweiligen KI-Quellen zu endlosen Frage-Antwort-Runden ohne fundierten Fortschritt. Dies erzeugt zusätzliche Aufwendungen in den Unternehmen, was für das Vorhalten unterschiedlicher geeigneter Bearbeitungsstrategien mit kalkulierbaren Aufwendungen spricht.
Deshalb ist ein sicherer Umgang mit Auskunftsersuchen und das Erkennen der jeweiligen Motivation der Auskunft ersuchenden Person für Unternehmen ausgesprochen vorteilhaft. Das hohe Gut des Rechts auf Auskunft sollte kein Einfallstor für eine zweckfremde Verwendung werden.