Urlaubskalender am Schwarzen Brett, gemeinsame Outlook-Kalender fürs Team, kurze Absprachen zur Vertretung im Krankheitsfall – all das gehört zum ganz normalen Arbeitsalltag in nahezu jedem Unternehmen. Gerade weil diese Routinen so selbstverständlich sind, wird dabei selten hinterfragt, welche personenbezogenen – teils sogar besonders sensiblen – Daten hier im Spiel sind und wie lange sie eigentlich sichtbar oder gespeichert bleiben.

1. Urlaubsplanung: Zwei Phasen, zwei unterschiedliche Anforderungen

Die Urlaubsplanung durchläuft typischerweise zwei Phasen, die datenschutzrechtlich unterschiedlich zu bewerten sind:

1. Die Planungsphase: Einreichung der Urlaubswünsche, Absprachen im Team, Verschiebungen. Hier sind die Informationen oft im Fluss und müssen nicht für alle einsehbar sein.
2. Der finalisierte Urlaubsplan: Steht der Jahresplan mit nur noch wenigen Änderungen fest, stellt sich die Frage, ob und wie er veröffentlicht wird.

Wann ist eine Veröffentlichung gerechtfertigt?
Nicht jeder Urlaubsplan muss für das ganze Team sichtbar sein. Sinnvoll ist eine Veröffentlichung insbesondere dann, wenn sie die Abstimmung weiterer Urlaubswünsche im Team erleichtert, oder wenn keine andere Form der Dienstplanung existiert, aber Vertretungsregelungen im Tagesgeschäft notwendig sind. Weniger sinnvoll ist ein zentraler, unternehmensweit einsehbarer Kalender, in dem auch Abteilungen ohne Vertretungs-bedarf ihre Urlaubstage veröffentlichen.

Löschung von Anfang an mitdenken
Wer einen Urlaubsplan veröffentlicht, sollte von Beginn an auch das Löschkonzept mitplanen: Physische Aushänge nach Ablauf zeitnah vernichten, digitale Kalendereinträge möglichst mit einer Löschfrist versehen oder am Jahresende manuell bereinigen.

2. Krankheitstage: Besonders sensible Daten – besondere Vorsicht

Krankheitstage gehören zu den sensibleren personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag. Häufungen, Muster oder langfristige Aufzeichnungen können Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand einer Person zulassen – und genau das macht den sorgsamen Umgang damit so wichtig.

Drei Ebenen, die es zu unterscheiden gilt:

1. Die arbeitsrechtliche Krankmeldung (z. B. an die Personalabteilung oder den direkten Vorgesetzten)
2. Die kurzfristige Umorganisation im Team (wer übernimmt heute welche Aufgabe, weil jemand fehlt?)
3. Die langfristige Dokumentation/Speicherung, z. B. für Statistiken zu Fehlzeiten oder Lohnfortzahlung

Was braucht das Team wirklich zu wissen?
Für die meisten Teamkolleg:innen ist in der Regel nicht relevant, warum jemand fehlt – sondern nur, dass er oder sie fehlt. Ein gemeinsamer Kalender kennt im Idealfall nur den Status „anwesend“ oder „abwesend“. Unter „abwesend“ werden verschiedenste Gründe zusammengefasst – Krankheit, Überstundenabbau, externe Fortbildung, Urlaub etc. – ohne dass der konkrete Grund für alle sichtbar ist.

Und wenn der Vorgesetzte eine genauere Übersicht braucht?
Führungskräfte benötigen häufig einen genaueren Überblick – etwa für die Personaleinsatzplanung oder Abrechnung von Überstunden. Wichtig dabei: Diese detailliertere Übersicht sollte dann aber nur der Führungskraft selbst zugänglich sein – nicht dem gesamten Team.

Praxisbeispiel: Im gemeinsamen Teamkalender ist für alle sichtbar „Herr Mustermann – abwesend“. Die Personalabteilung oder direkte Führungskraft weiß in einem separaten, nicht für alle einsehbaren System, dass es sich um eine krankheitsbedingte Abwesenheit handelt.

3. Digitale und analoge Kalender: Praktisch – aber mit Tücken

Digitale Kalender sind aus dem Arbeitsalltag kaum wegzudenken: Sie erleichtern die Koordination gemeinsamer Termine, das Einladen zu Teammeetings oder die Übersicht, wer an welchem Tag im Haus ist. Genau darin liegt aber auch ihre Tücke.

Das Langzeitgedächtnis des Kalenders
Anders als ein Aushang am Schwarzen Brett verschwinden digitale Einträge nicht irgendwann aus Platzgründen von selbst. Im Zweifel dokumentiert der Kalender eines Mitarbeitenden über Jahre hinweg die gesamte berufliche Historie: Wann war die Person krank? Wann im Urlaub? Welchen Inhalt hatte welches Meeting? Diese Informationen bleiben oft viel länger gespeichert, als es für den ursprünglichen Zweck notwendig wäre.

Wer ist für die Löschung verantwortlich?
Digitale Kalender löschen sich in der Regel nicht automatisch – das muss aktiv eingestellt werden. Da dies meist eine individuelle Einstellungssache ist oder davon abhängt, wer den Termin ursprünglich angelegt hat, liegt die Verantwortung für die Löschung häufig bei genau dieser Person.

Zwei praktische Konsequenzen für den Alltag:

1. Datensparsamkeit bei der Termineingabe: In Kalendereinträgen und Einladungen sollten nur die Informationen stehen, die wirklich für alle Empfänger notwendig sind.
2. Personenbezogene Daten gehören nicht in den Kalender: Teilnehmerlisten, Gesundheitsinformationen oder andere sensible Inhalte sollten nicht im Kalendereintrag selbst abgelegt werden.

Praxisbeispiel: Weniger geeignet ist ein Termin mit dem Betreff „Krankenrückkehrgespräch mit Herrn Müller wegen Burnout“. Besser: Der Termin heißt schlicht „Personalgespräch“ – Details werden mündlich oder in einem gesonderten, zugriffsbeschränkten System dokumentiert.

Auch Papieraushänge unterliegen denselben Grundsätzen: Was nicht mehr aktuell ist, sollte zeitnah entfernt und vernichtet werden.